Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10§; laatimispäivä 10.03.2018.

1. Rekisterin pitäjä

Nimi

Merihaan Veneseura ry

Osoite

Haapaniemenkatu 16 B K 1, 00530 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

sihteeri@merihaanveneseura.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Katja Ceder

Osoite

Merihaan Veneseura ry, Haapaniemenkatu 16 B K 1, 00530 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

jasenvastaava@merihaanveneseura.fi

3. Rekisterin nimi Merihaan Veneseuran jäsen- ja venerekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Merihaan Veneseura ry:n hallinto pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsenten tietoja vuosijulkaisun-, jäsenmaksujen-, jäsenkirjeiden,- kokouskutsujen, kilpailu- ja junioritoiminnan tms. jäseninformaation postittamista ja käsittelyä varten.

Jäsentietoja käyttävät myös seuran katsastajat veneiden katsastustoimintaan liittyen sekä erilaiset työ- tai projektiryhmät seuratoimintaan liittyen. Jäsenrekisteriä voidaan käyttää myös seuran omaan tilastolliseen seurantaan esim. jäsenten ikäjakauman tms. selvittämiseksi.

Merihaan Veneseura ry:n hallinto pitää yllä venerekisteriä katsastettujen veneiden osalta. Seura käyttää venerekisterin tietoja katsastustoiminnan koordinoimiseen sekä laskutuksen perusteena. Venetietoja käyttävät myös satamapäällikkö toiminnan koordinoimiseksi Merihaan Veneseuran satamassa sekä Suomen Purjehdus ja Veneily tilastointia ja toiminnan kehittämistä varten . Venerekisteriä voidaan käyttää myös seuran omaan tilastolliseen seurantaan esim. venetyypin mukaisen jakauman tms. selvittämiseksi.

Jäsen- ja venerekisterin tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin kolmannelle osapuolelle.

5. Rekisterin tietosisältö Henkilötiedot:
Nimet, osoitetiedot, puhelinnumero(t), sähköiset yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli.

Jäsenyystiedot:
Jäsenluokka, jäsennumero, liittymispäivä, koontijäsenyys, jäsenmaksutiedot, toimihenkilöroolit, luottamustoimet, huomionosoitukset, koulutusohjelman mukaiset kurssit, muut tutkinnot tai pätevyydet, venetiedot, tietojen luovutuskieltot.

Venetiedot:
Venetyyppi, Rekisterinumero, Purjenumero, Rakennusvuosi, Veneen nimi, Omistajan nimi, Valmistaja, Materiaali, Rungon väri, Veneen pituus, leveys, syväys, paino, Maston korkeus, Katsastusluokka, Peruskatsastusvuosi, Vuosikatsastusvuosi, Moottorin tyyppi, teho, vuosimalli, Radiovarustus, Septijärjestelmä, LYS.

6. Säännönmukaiset tietolähteet Jäsenen omat ilmoitukset rekisteritietojen lisäämiseksi, poistamiseksi tai muuttamiseksi.

Jäsenten omat päivitykset omiin yhteystietoihin, ISAF-numeroon tai tietojen luovutuskieltoon.

Seuran hallituksen tai toimihenkilöiden tekemät lisäykset, poistot tai muutokset.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Suomen Purjehdus ja veneily r.y.:n (SPV) laskutusta tai tilastointia varten.

SPV:n jäsenpostituksiin (esim. Nautic-lehti), SPV:n myöntämien kunniamerkkien seurantaan, koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan.

Jäsentiedot ovat venekatsastajien käytössä jäsenyyden toteamista varten.

Venetiedot ovat katsastajien käytössä katsastustoiminnan kehittämiseksi sekä tilastointia varten.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Jäsen- ja venerekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- ja/tai venerekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tiettyjä tarkoitusperiä varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä.

B ATK:lla käsiteltävät aineistot

Varsinainen jäsen- ja venerekisterin tietokanta sijaitsee Suomen purjehdus ja veneilyn ylläpitämässä jäsen- ja venerekisterissä, Suulissa. Suomen purjehdus ja veneily vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti.

Jäsen- ja venerekisteristä voidaan koostaa mm. .csv ja .PDF muotoisia tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellyistä soluista kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten.

Jäsen- ja venerekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallitus ja joita hallinnoi Merihaan Veneseuran rekisterinhoitaja.

Jäsen- ja venetiedot eivät ole salassa pidettäviä tietoja.

10. Tarkastus oikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 §). Tarkastuspyyntö tehdään Tietosuojavaltuutetun toimiston Rekisteritietojentarkastuspyyntö -lomakkeella (Etusivu > Lomakkeet > Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus).

Lomake lähetetään kohdassa 2 annettulla yhteystiedolla.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisteröidyllä on oikeus vaatia jäsen- ja venerekisterissä olevien tietojensa korjaamista. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti kohdassa 2 annettulla yhteystiedolla.